Términos y Condiciones de Uso

• Marca: SOPH.IA
• Correo de atención: soporte@sophiagrouph.com

Forman parte de este acuerdo, y se leen en conjunto con él: la Política de Privacidad, la Política de Tratamiento de Datos Personales, las condiciones de Reuniones, el Acuerdo de Encargado del Tratamiento, el documento sobre uso de Inteligencia Artificial, las condiciones de los módulos de gestión y la Política de Cookies.

SOPH.IA es una plataforma de software como servicio (SaaS) que asiste a administradores de propiedad horizontal en Colombia en su gestión mediante inteligencia artificial: actas de consejo y de asamblea, informes de gestión, comunicados, cartas de cobro, importación de datos, asistentes virtuales, transcripción y análisis de reuniones, portal para residentes y otras funciones habilitadas según el plan contratado.

Podemos actualizar, mejorar, pausar o retirar funcionalidades. Las funciones marcadas como «Próximamente» o en piloto pueden cambiar o no llegar a publicarse; no forman parte de lo que contratas hasta que se habiliten.

Para usar el servicio debes crear una cuenta con información veraz, completa y actualizada, ya sea con correo y contraseña o con tu cuenta de Google. Eres responsable de la exactitud de esos datos.

Las credenciales son personales e intransferibles. Eres responsable de custodiarlas y de toda actividad hecha desde tu cuenta. Si sospechas un uso no autorizado, avísanos de inmediato en soporte@sophiagrouph.com.

El servicio es solo para personas mayores de edad con capacidad legal para contratar en Colombia. Si actúas en nombre de una empresa, una copropiedad o un tercero, declaras que tienes facultades para obligarlo.

Mientras la plataforma esté en fase de pruebas, el acceso a las funciones del plan Pro es gratuito y no se pide medio de pago. En esta fase el servicio se ofrece sin compromisos de disponibilidad, los límites y funciones pueden cambiar sin previo aviso y pueden presentarse errores.

Te avisaremos con anticipación razonable, por correo o dentro de la plataforma, antes de empezar a cobrar. No se te cobrará nada sin que lo aceptes de forma expresa.

Los planes, complementos (add-ons) y precios vigentes son los publicados en la sección de planes del sitio web y en la pantalla de suscripción al momento de contratar. Cada suscripción es mensual salvo que se indique otra cosa.

• Los pagos se procesan a través de la pasarela ePayco. SOPH.IA no almacena números completos de tarjetas.
• La suscripción se renueva automáticamente al final de cada periodo hasta que la canceles.
• Los precios se expresan en la moneda indicada en el momento de la compra. Los impuestos aplicables (por ejemplo IVA) se discriminan cuando corresponda.
• Si cambiamos un precio, te avisaremos con al menos treinta (30) días de anticipación; el cambio aplica desde la siguiente renovación y puedes cancelar antes si no lo aceptas.
• Si un pago falla, podemos reintentarlo y, de persistir, suspender las funciones de pago hasta que se regularice.

Puedes cancelar tu suscripción en cualquier momento desde la plataforma. La cancelación surte efectos al terminar el periodo ya pagado: conservas el acceso hasta entonces y no se hacen reembolsos parciales por fracciones del periodo facturado.

Si actúas como consumidor en los términos de la Ley 1480 de 2011 y contrataste a distancia, puedes ejercer el derecho de retracto dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la contratación, escribiendo a soporte@sophiagrouph.com, salvo en los casos que la ley exceptúa, entre ellos los servicios cuya prestación ya comenzó con tu consentimiento. Si procede, devolveremos lo pagado descontando el consumo de servicios ya prestados.

Si cobramos un valor que no corresponde, lo corregiremos y reintegraremos la diferencia.

Te comprometes a no:

• Abusar del servicio, sobrecargar la infraestructura o intentar eludir límites técnicos o de plan.
• Hacer extracción automatizada de datos (scraping), ingeniería inversa o acceso no autorizado a la plataforma o a cuentas ajenas.
• Revender, sublicenciar o comercializar el acceso al servicio sin autorización escrita.
• Cargar contenido ilícito, que infrinja derechos de terceros o que hayas obtenido sin autorización.
• Grabar o transcribir a personas sin cumplir lo exigido en las condiciones de Reuniones.
• Usar la plataforma para suplantar a otra persona, enviar comunicaciones engañosas o cualquier fin contrario a la ley.
• Cargar datos sensibles, de menores de edad o de terceros que no necesites para tu gestión.

El incumplimiento nos faculta para suspender o cancelar la cuenta, sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar.

Al cargar información de residentes, propietarios, proveedores, asistentes u otras personas, declaras que tienes derecho a hacerlo y que cuentas con las autorizaciones que la ley exige (Ley 1581 de 2012). Frente a esos datos tú eres el responsable del tratamiento y SOPH.IA actúa como encargado, bajo el Acuerdo de Encargado del Tratamiento.

Tratamos tus datos personales de cuenta como responsables, según la Política de Privacidad.

Los documentos, resúmenes, respuestas y demás resultados de la plataforma son borradores asistidos por inteligencia artificial, elaborados a partir de la información que suministras. Pueden contener errores, omisiones o interpretaciones inexactas.

Eres el único responsable de revisar, verificar y validar cada resultado antes de darle un uso legal, contable o administrativo (por ejemplo, firmar un acta, enviar un comunicado o cobrar una cartera). SOPH.IA no presta asesoría jurídica, contable ni financiera, y no sustituye el criterio de un abogado, contador u otro profesional. Las referencias normativas (como la Ley 675 de 2001) son orientativas. Más detalle en Uso de Inteligencia Artificial.

Si grabas o subes audio de una reunión, eres responsable de informar a los asistentes y de contar con las autorizaciones necesarias antes de grabar, tal como se explica en las condiciones de Reuniones. La plataforma te pide confirmar ese aviso y deja constancia de la fecha en que lo hiciste.

Conservas todos los derechos sobre los datos y archivos que cargas y sobre los documentos generados a partir de ellos. Nos concedes una licencia limitada, no exclusiva y revocable para almacenar, procesar y transmitir ese contenido únicamente para prestarte el servicio (incluido su procesamiento por los proveedores de IA indicados en la Política de Privacidad).

No usamos tu contenido para entrenar modelos propios ni lo vendemos. Contratamos a los proveedores de IA a través de sus interfaces de programación (API), cuyas condiciones vigentes establecen que, por defecto, los datos enviados por API no se usan para entrenar sus modelos; esas condiciones pueden cambiar y no las controlamos.

SOPH.IA conserva la titularidad de la plataforma, su código, diseño, marcas, plantillas y demás elementos del servicio. La suscripción otorga una licencia de uso limitada, no exclusiva e intransferible mientras esté vigente.

Procuramos una alta disponibilidad, pero el servicio se presta «tal cual» y «según disponibilidad»: no garantizamos que sea ininterrumpido ni que esté libre de errores. Podemos realizar mantenimientos y depender de proveedores externos (alojamiento, base de datos, IA, correo, pagos) cuyas fallas pueden afectar el servicio.

El soporte se presta por los canales publicados en la plataforma y por soporte@sophiagrouph.com, en horarios y tiempos razonables, sin acuerdo de nivel de servicio salvo que se pacte por escrito.

En la máxima medida permitida por la ley colombiana, SOPH.IA no responde por daños indirectos, lucro cesante o perjuicios derivados del uso de documentos o resultados que no hayas revisado, de decisiones que tomes con base en ellos, de fallas de proveedores externos o de eventos fuera de nuestro control razonable.

La responsabilidad total de SOPH.IA frente a ti por cualquier reclamación se limita al valor que hayas pagado en los tres (3) meses anteriores al hecho que la origine. Esta limitación no aplica en caso de dolo o culpa grave, ni a lo que la ley no permita limitar, incluidos los derechos irrenunciables del consumidor.

Te comprometes a mantener indemne a SOPH.IA frente a reclamaciones de terceros que se originen en el contenido que cargues, en grabaciones hechas sin el aviso o la autorización requeridos, o en tu uso del servicio contrario a estos términos o a la ley, incluyendo los costos razonables de defensa.

Puedes dejar de usar el servicio y cancelar tu suscripción cuando quieras. Podemos suspender o terminar tu cuenta ante incumplimiento de estos términos, mora en el pago, riesgo de seguridad o uso indebido, procurando avisarte antes cuando sea posible.

Tras la terminación puedes solicitar la exportación de tus datos dentro de los treinta (30) días siguientes; pasado ese plazo podremos eliminarlos de forma segura, salvo lo que debamos conservar por obligación legal. Puedes pedir la supresión de tu cuenta en cualquier momento según la Política de Habeas Data.

Podemos modificar estos términos. Los cambios sustanciales se anunciarán por correo o dentro de la plataforma con al menos quince (15) días de anticipación a su entrada en vigor. Si sigues usando el servicio después, entiendes que los aceptas; si no estás de acuerdo, puedes cancelar antes. La versión vigente y su fecha están al comienzo de esta página, y la plataforma te pedirá confirmar que la leíste cuando cambie.

Aceptas que podamos comunicarnos contigo por medios electrónicos (correo, avisos en la plataforma) y que tu aceptación electrónica de estos términos tiene plena validez, conforme a la Ley 527 de 1999. Guardamos constancia de la fecha y la versión que aceptaste.

Puedes presentar peticiones, quejas y reclamos en soporte@sophiagrouph.com. Las atenderemos en los plazos de la ley. Si eres consumidor y no quedas conforme, también puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Los reclamos sobre datos personales siguen el procedimiento de la Política de Habeas Data.

• Acuerdo completo: estos términos y los documentos vinculados reemplazan cualquier acuerdo anterior sobre el servicio.
• Divisibilidad: si una cláusula no es válida o aplicable, las demás siguen vigentes.
• No renuncia: no ejercer un derecho no implica renunciar a él.
• Cesión: no puedes ceder tu cuenta ni estos términos sin nuestro consentimiento; nosotros podemos cederlos a quien continúe el negocio, avisándote.
• Fuerza mayor: ninguna parte responde por incumplimientos causados por hechos imprevisibles e irresistibles.

Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Las partes buscarán primero un arreglo directo y, de no lograrse, podrán acudir a la conciliación; si persiste la controversia, será resuelta por los jueces competentes de la República de Colombia. Para consultas sobre estos términos escríbenos a soporte@sophiagrouph.com.