Reuniones: grabación, transcripción y consentimiento

Puedes grabar desde tu dispositivo o subir un archivo de audio o video. La plataforma lo transcribe con identificación de hablantes, genera un resumen (decisiones, compromisos, votaciones), puede redactar un borrador de acta y responde preguntas sobre lo dicho en la reunión.

Antes de grabar o subir una reunión debes informar a todos los asistentes, de manera clara y previa, que se grabará y transcribirá con inteligencia artificial, para qué se usará y que pueden oponerse. Cuando la ley, el reglamento de la copropiedad o el tipo de reunión lo exijan, debes obtener su autorización. Tú eres el responsable del tratamiento de esos datos y SOPH.IA actúa como encargado (ver el Acuerdo de Encargado).

Para ayudarte, la grabadora te pide confirmar que informaste a los asistentes antes de empezar y guarda la fecha de esa confirmación como constancia. Esa constancia no sustituye tu deber de informar ni la autorización cuando se requiera: es solo un registro de que lo confirmaste.

«Esta reunión se está grabando y transcribiendo con ayuda de inteligencia artificial para elaborar el acta y un resumen. Las grabaciones y transcripciones se tratan conforme a la política de tratamiento de datos personales de la administración y se conservan solo el tiempo necesario. Quien no esté de acuerdo puede manifestarlo ahora, antes de que empecemos, y podrá solicitar el acceso o la supresión de sus datos escribiendo a la administración.»

Adáptalo a tu copropiedad. No lo uses como único mecanismo si tu reglamento exige otro.

• Procesamiento: el audio se envía a un proveedor de transcripción (OpenAI) y el texto, a un proveedor de modelos de IA (Anthropic) para resumir, redactar el acta y responder preguntas. Ver la Política de Privacidad.
• Conservación: el archivo original que subes o grabas se conserva 90 días y luego se borra. La transcripción y el audio de trabajo se conservan hasta que borres la reunión.
• Borrado: puedes borrar una reunión en cualquier momento; también puedes pedirnos la supresión en soporte@sophiagrouph.com.
• Acceso: el contenido es visible para tu cuenta. El personal de SOPH.IA no lo ve salvo que lo pidas para resolver un problema o por seguridad.

La transcripción, la identificación de hablantes y los resúmenes pueden contener errores, especialmente en nombres, cifras, apartamentos, votaciones y audio con ruido o voces superpuestas. El acta generada es un borrador: revísala y corrígela antes de firmarla o publicarla. La plataforma es una ayuda; el acta y su contenido siguen siendo responsabilidad de quien la firma.

Quien participa en una reunión grabada puede pedir conocer, rectificar o suprimir sus datos (incluida su voz) al administrador responsable o a nosotros; si nos llega a nosotros, lo trasladamos al responsable. El procedimiento está en la Política de Habeas Data.

• Si no informaste a los asistentes o alguien se opone y la grabación no es indispensable.
• En conversaciones privadas o reuniones con información reservada o sensible que no necesitas registrar.
• Cuando participen menores de edad, salvo que cuentes con la autorización de sus representantes.