Política de Tratamiento de Datos Personales (Habeas Data)

El responsable del tratamiento de los datos personales de las cuentas es SOPH.IA, plataforma SaaS con inteligencia artificial para administradores de propiedad horizontal, con operación en la República de Colombia.

• Marca: SOPH.IA
• Correo de atención: soporte@sophiagrouph.com

Cuando un administrador carga datos de residentes u otros terceros, el responsable de esos datos es el administrador y SOPH.IA actúa como encargado (ver el Acuerdo de Encargado del Tratamiento). En ese caso, las solicitudes de los titulares pueden dirigirse también al administrador de su copropiedad; si nos llegan a nosotros, las trasladamos.

Esta política se fundamenta en el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y las normas que los modifiquen, adicionen o complementen.

La autoridad de control es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), ante la cual el titular puede presentar quejas una vez agotado el trámite ante SOPH.IA.

• Legalidad y finalidad: tratamos datos solo para las finalidades de esta política, que son legítimas e informadas.
• Libertad: el tratamiento requiere tu autorización previa, expresa e informada.
• Veracidad y transparencia: puedes saber en cualquier momento qué datos tenemos.
• Acceso y circulación restringida: solo acceden quienes lo necesitan y los proveedores indicados en la Política de Privacidad.
• Seguridad y confidencialidad: protegemos los datos con medidas técnicas y organizativas razonables.

• Gestionar el registro, la autenticación y la administración de la cuenta.
• Prestar el servicio: generación de documentos, transcripción y análisis de reuniones, asistentes virtuales, portal de residentes y demás funciones, con inteligencia artificial.
• Procesar pagos y emitir la facturación correspondiente.
• Medir el consumo de recursos, aplicar límites de plan y planear precios y capacidad.
• Brindar soporte, atender peticiones, quejas y reclamos, y enviar comunicaciones relacionadas con el servicio.
• Mantener la seguridad, prevenir fraude y abusos y cumplir obligaciones legales, contables y contractuales.

No usamos los datos para fines distintos ni los vendemos.

No solicitamos datos sensibles ni de menores. Si los incluyes en documentos o grabaciones, el tratamiento es facultativo: no estás obligado a suministrarlos y solo se tratan para el fin que cargaste. Respecto de menores, quien los carga debe contar con la autorización de sus representantes y respetar su interés superior y sus derechos fundamentales (artículo 7 de la Ley 1581 de 2012).

La voz de las personas en una grabación es un dato personal. Consulta las condiciones de Reuniones para saber qué debes informar a los asistentes.

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, tienes derecho a:

• Conocer los datos que tratamos y acceder a ellos de forma gratuita.
• Actualizar y rectificar los datos parciales, inexactos, incompletos o que induzcan a error.
• Suprimir los datos cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.
• Revocar la autorización otorgada, en los mismos supuestos de la supresión.
• Solicitar prueba de la autorización y ser informado sobre el uso dado a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones al régimen de protección de datos.

El titular, sus causahabientes o su representante pueden ejercer sus derechos escribiendo a soporte@sophiagrouph.com, con: nombre completo, un dato de contacto, la descripción de la solicitud (consulta, actualización, rectificación, supresión o revocatoria) y los documentos que la soporten. Podemos pedirte que acredites tu identidad.

Conforme a los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, las consultas se atienden en máximo diez (10) días hábiles desde su recibo, prorrogables por cinco (5) días hábiles más si lo informamos antes con los motivos. Los reclamos se atienden en máximo quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles más con la misma información.

Si el reclamo está incompleto te pediremos subsanarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; pasados dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido. Mientras se resuelve un reclamo, el dato disputado se marca como «reclamo en trámite». La supresión o revocatoria no procede cuando exista un deber legal o contractual de conservar el dato.

Solicitamos tu autorización previa, expresa e informada al momento del registro o del primer ingreso con Google, mediante la aceptación de los Términos y Condiciones y de esta política. Guardamos constancia de la fecha y de la versión aceptada, y puedes pedir copia en cualquier momento.

Si cambiamos las finalidades de forma sustancial, te pediremos una nueva autorización. Para los datos que un administrador carga sobre terceros, la autorización la obtiene el administrador como responsable.

Algunos proveedores (alojamiento, base de datos, inteligencia artificial y correo) operan fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos. Al aceptar esta política autorizas de forma expresa la transmisión y transferencia de tus datos a esos proveedores, únicamente para prestar el servicio y bajo medidas de seguridad y confidencialidad. Los proveedores y su función están en la Política de Privacidad.

Esta política rige desde el 9 de octubre de 2026 y permanece vigente mientras SOPH.IA trate datos personales. Las bases de datos se conservan mientras subsistan las finalidades del tratamiento o exista un deber legal de conservación. Cualquier modificación sustancial se comunicará a los titulares por la plataforma o por el correo registrado antes de su entrada en vigor.