Política de Tratamiento de Datos Personales (Habeas Data)

El responsable del tratamiento de los datos personales es SOPH.IA, plataforma SaaS de generación de documentos con inteligencia artificial para administradores de propiedad horizontal, con operación en la República de Colombia.

• Canal de atención al titular: soporte@sophiagrouph.com
• Ámbito: usuarios registrados, prospectos y contactos de la plataforma.

Esta política se fundamenta en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 —régimen general de protección de datos personales—, el Decreto 1377 de 2013 que la reglamenta parcialmente, y las demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen.

La autoridad de control en materia de protección de datos en Colombia es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), ante la cual el titular puede presentar quejas una vez agotado el trámite ante SOPH.IA.

• Gestionar el registro, autenticación y administración de la cuenta del usuario.
• Prestar el servicio contratado: generación de documentos de gestión de propiedad horizontal con inteligencia artificial.
• Procesar pagos y emitir la facturación correspondiente.
• Brindar soporte, atender peticiones, quejas y reclamos, y enviar comunicaciones relacionadas con el servicio.
• Cumplir obligaciones legales, contables y contractuales del responsable.

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos tiene derecho a:

• Conocer los datos personales que SOPH.IA trata y acceder a ellos de forma gratuita.
• Actualizar y rectificar los datos parciales, inexactos, incompletos o que induzcan a error.
• Suprimir los datos cuando no exista un deber legal o contractual que imponga su conservación.
• Revocar la autorización otorgada para el tratamiento, en los mismos supuestos de la supresión.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada y ser informado sobre el uso dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones al régimen de protección de datos.

El titular o sus causahabientes pueden ejercer sus derechos enviando una solicitud al correo soporte@sophiagrouph.com, indicando: nombre completo, dato de contacto, descripción de la solicitud (consulta, actualización, rectificación, supresión o revocatoria) y los documentos que la soporten.

Conforme a los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en un término máximo de quince (15) días hábiles, contados a partir de su recibo. Si no es posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, sin que esta supere los plazos de prórroga previstos en la ley.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane las fallas; transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido.

SOPH.IA solicita la autorización previa, expresa e informada del titular para el tratamiento de sus datos personales, la cual se obtiene al momento del registro en la plataforma mediante la aceptación de esta política y de los Términos y Condiciones.

Conforme al Decreto 1377 de 2013, la autorización puede constar por cualquier medio que permita su consulta posterior. El titular puede solicitar copia de su autorización en cualquier momento a través del canal de atención.

La presente política rige a partir de junio de 2026 y permanecerá vigente mientras SOPH.IA realice tratamiento de datos personales. Las bases de datos se conservarán mientras subsistan las finalidades del tratamiento o exista un deber legal de conservación.

Cualquier modificación sustancial será comunicada a los titulares a través de la plataforma o del correo registrado, antes de su entrada en vigor.