Política de Privacidad

Esta política aplica a las personas que usan SOPH.IA (administradores y sus equipos), a quienes visitan el sitio y a los residentes que usan el portal de una copropiedad. El responsable del tratamiento de los datos de tu cuenta es:

• Marca: SOPH.IA
• Correo de atención: soporte@sophiagrouph.com

Los datos de residentes, propietarios, proveedores o asistentes que un administrador carga en la plataforma son tratados por SOPH.IA como encargado, por cuenta de ese administrador, que es su responsable (ver el Acuerdo de Encargado del Tratamiento).

• Cuenta: nombre, correo electrónico, contraseña (almacenada con hash, nunca en claro) y, si ingresas con Google, la foto y el nombre de tu perfil de Google. Opcionalmente: cargo, teléfono, empresa y ciudad.
• Suscripción y pagos: plan, estado, periodos e identificadores de ePayco. No almacenamos números completos de tarjeta. Si configuras cobros a residentes, guardamos las credenciales de tu propio comercio en la pasarela, protegidas, para que los pagos lleguen directamente a ti.
• Propiedades y gestión: nombre y datos de las copropiedades, unidades, cartera, presupuesto, bitácora y demás información que decidas registrar.
• Archivos y documentos: los que cargas como insumo (actas anteriores, informes, soportes, hojas de cálculo, imágenes) y los documentos que se generan. Pueden incluir datos de terceros.
• Reuniones: audio que grabas o subes, su transcripción (con identificación de hablantes), los resúmenes, actas y preguntas que se generan, y la constancia de que avisaste a los asistentes. La voz es un dato personal.
• Conversaciones: mensajes con los asistentes de IA y con el chat de soporte, y tickets de soporte con sus adjuntos.
• Uso y consumo: qué funciones usas, cuántas veces y cuánta capacidad de IA consumen (tokens, minutos de audio y su costo). Lo usamos para operar el servicio, aplicar los límites del plan y definir precios.
• Datos técnicos: dirección IP, navegador, fecha de último ingreso, registros de acceso y de seguridad, contadores para evitar abusos y las cookies descritas en la Política de Cookies.
• Portal de residentes: las preguntas que un residente hace al asistente del reglamento y los datos de la unidad asociada a su enlace.

No solicitamos datos sensibles (salud, origen étnico, orientación política, biométricos, etc.). Si aparecen en un documento o en una grabación, se tratan solo para el fin que cargaste y te pedimos evitarlos cuando no sean necesarios.

• Crear y autenticar tu cuenta, administrar tu suscripción y procesar pagos.
• Generar lo que solicitas: la información de tus propiedades y los archivos que cargas se usan como insumo de los documentos, transcripciones, resúmenes y respuestas que pides.
• Brindar soporte técnico y responder tus solicitudes.
• Medir el consumo, aplicar límites de plan, facturar y planear precios y capacidad.
• Mantener la seguridad, prevenir fraude y abusos, y cumplir obligaciones legales.
• Enviarte comunicaciones del servicio (verificación, avisos de reuniones listas, cambios de términos).

No vendemos tus datos personales, no los usamos para publicidad de terceros y no tomamos decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre las personas: los documentos son borradores que una persona revisa.

Para operar el servicio compartimos datos con proveedores, solo en la medida necesaria para cada función:

• Vercel (Estados Unidos): alojamiento de la aplicación y almacenamiento de archivos.
• Neon (Estados Unidos): base de datos.
• Anthropic (Estados Unidos): modelos de IA que redactan documentos, resumen reuniones y responden preguntas.
• OpenAI (Estados Unidos): transcripción de audio y chat de soporte.
• Resend (Estados Unidos): envío de correos del servicio.
• ePayco (Colombia): procesamiento de pagos.
• Google: inicio de sesión con tu cuenta de Google, si lo eliges.

Los proveedores de IA se contratan por API. Según sus condiciones vigentes, los datos enviados por API no se usan por defecto para entrenar sus modelos; SOPH.IA tampoco usa tu contenido para entrenar modelos propios. Estos proveedores actúan como encargados bajo sus propias medidas de seguridad y confidencialidad. Fuera de ellos solo divulgamos información cuando una autoridad competente lo exija conforme a la ley.

Varios proveedores procesan datos fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos. Al aceptar esta política autorizas de forma expresa esa transmisión y transferencia, que hacemos con las medidas de seguridad descritas más abajo y únicamente para prestar el servicio. Si eres administrador y cargas datos de terceros, te corresponde informarles de esto, tal como se explica en el Acuerdo de Encargado.

El personal autorizado de SOPH.IA ve, en su panel de administración, tus datos de cuenta y de contacto (nombre, correo, foto, cargo, teléfono, empresa, ciudad), las fechas de registro, de último ingreso y de aceptación de estos documentos, tu plan y tu consumo, para administrar las cuentas, darte soporte, facturar y contactarte sobre el servicio.

Ese panel no muestra el contenido que generas o cargas (documentos, actas, reuniones y transcripciones, conversaciones con los asistentes, propiedades y sus datos). El personal solo accede a ese contenido de forma excepcional, para resolver un problema que tú reportes o por seguridad, bajo deber de confidencialidad y solo con el alcance necesario.

• Cuenta y gestión: mientras tu cuenta esté activa y durante el tiempo necesario para cumplir obligaciones legales, contables o contractuales.
• Reuniones: el archivo original que subes o grabas se conserva 90 días y luego se borra; la transcripción y el audio de trabajo se conservan hasta que borres la reunión. Los fragmentos temporales de una grabación en curso se limpian a los pocos días de ensamblarse.
• Eliminación de la cuenta: al pedirla, borramos o anonimizamos tus datos, salvo lo que debamos conservar por ley (por ejemplo, registros contables y tributarios, durante los plazos aplicables) y los registros de seguridad necesarios para prevenir fraude.
• Copias de seguridad: pueden conservar datos borrados por un periodo breve hasta su rotación.

Puedes conocer, actualizar, rectificar y suprimir tus datos, y revocar la autorización, en los términos de la Ley 1581 de 2012. El procedimiento y los plazos están en la Política de Tratamiento de Datos Personales (Habeas Data). Escríbenos a soporte@sophiagrouph.com.

El servicio no está dirigido a menores de edad y no recogemos sus datos de forma intencional. Si un documento o una grabación incluye datos de menores, quien los carga es responsable de contar con la autorización de sus representantes legales y de limitar el tratamiento a lo estrictamente necesario, respetando su interés superior.

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables: cifrado en tránsito (TLS), contraseñas con hash criptográfico, controles de acceso por rol, panel administrativo que no muestra el contenido de los clientes, límites de intentos y registro de la actividad administrativa. Ningún sistema es infalible: si detectamos un incidente que afecte tus datos, te lo notificaremos y lo reportaremos a la autoridad cuando corresponda.

Usamos una cookie de sesión necesaria para mantenerte conectado y una preferencia de tema en tu navegador. No usamos cookies de publicidad. Detalles en la Política de Cookies.

Si cambiamos esta política de forma sustancial te lo comunicaremos por la plataforma o por correo antes de que entre en vigor. Para preguntas, solicitudes o reclamos escríbenos a soporte@sophiagrouph.com; atendemos en los plazos de la legislación colombiana.