Política de Privacidad

• Datos de cuenta: nombre, correo electrónico, contraseña (cifrada) y datos de facturación asociados a la suscripción.
• Datos de propiedades: información de los conjuntos o copropiedades que administras (nombre, unidades, cifras de gestión) que decides registrar en la plataforma.
• Documentos subidos: archivos que cargas como insumo para la generación de documentos (actas anteriores, informes, soportes).
• Datos de uso: registros técnicos de actividad (accesos, funciones utilizadas, documentos generados) necesarios para operar y mejorar el servicio.

• Prestar el servicio contratado: autenticar tu cuenta, administrar tu suscripción y procesar pagos.
• Generar los documentos que solicitas: la información de tus propiedades y los archivos que cargas se usan exclusivamente como insumo de los documentos que pides generar.
• Brindar soporte técnico y responder tus solicitudes.
• Mantener la seguridad de la plataforma y cumplir obligaciones legales.

No vendemos tus datos personales ni los usamos con fines distintos a los aquí descritos.

Compartimos datos únicamente con los proveedores de infraestructura que hacen posible operar el servicio, y solo en la medida estrictamente necesaria:

• Vercel — alojamiento de la aplicación y archivos.
• Neon — base de datos.
• Anthropic y OpenAI — procesamiento de inteligencia artificial para la generación de documentos.
• Resend — envío de correos transaccionales.
• ePayco — procesamiento de pagos. SOPH.IA no almacena números completos de tarjetas.

Estos proveedores actúan como encargados del tratamiento bajo sus propias políticas de seguridad y confidencialidad. Fuera de estos casos, solo divulgaremos información cuando una autoridad competente lo exija conforme a la ley.

Conservamos tus datos mientras tu cuenta permanezca activa y durante el tiempo necesario para cumplir obligaciones legales, contables o contractuales. Tras la terminación de la cuenta, los datos se eliminan o anonimizan de forma segura una vez vencidos los plazos de retención aplicables.

Como titular de los datos, puedes en cualquier momento conocer, actualizar, rectificar y suprimir tu información, así como revocar la autorización otorgada para su tratamiento, en los términos de la Ley 1581 de 2012.

El detalle del procedimiento se encuentra en nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales (Habeas Data).

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger la información: cifrado en tránsito (TLS), contraseñas almacenadas con hash criptográfico, controles de acceso por rol y registro de actividad administrativa.

Ningún sistema es infalible; si detectamos un incidente de seguridad que afecte tus datos, te lo notificaremos y lo reportaremos a las autoridades cuando corresponda.

Para preguntas, solicitudes o reclamos relacionados con esta política, escríbenos a soporte@sophiagrouph.com. Atendemos las solicitudes en los plazos previstos por la legislación colombiana.