Acuerdo de Encargado del Tratamiento

Responsable: el usuario que carga o genera datos de terceros (administrador de propiedad horizontal o quien actúe en su nombre). Encargado: SOPH.IA. El objeto es tratar esos datos únicamente para prestar el servicio contratado en los Términos y Condiciones.

• Titulares: residentes, propietarios, arrendatarios, miembros del consejo, proveedores, asistentes a reuniones y otras personas cuyos datos cargues.
• Datos: identificación y contacto, unidad, cartera y pagos, participación en asambleas y reuniones, voz en grabaciones y el contenido de documentos que cargues.
• Naturaleza: almacenamiento, procesamiento con inteligencia artificial, generación de documentos, transcripción y consulta por parte tuya y, en el portal, de cada residente respecto de su propia unidad.

• Tratamos los datos solo según tus instrucciones, que son el uso normal de la plataforma y estos términos.
• No los usamos para fines propios distintos de operar, asegurar y medir el servicio, no los vendemos y no entrenamos modelos propios con ellos.
• Mantenemos la confidencialidad: el personal con acceso está obligado a reservarla.
• Si un titular nos escribe a nosotros, trasladamos su solicitud y te ayudamos a atenderla en los plazos legales.

Aplicamos las medidas descritas en la Política de Privacidad (cifrado en tránsito, controles de acceso, panel administrativo que no muestra el contenido de los clientes, registros de seguridad). Si confirmamos un incidente de seguridad que afecte los datos que nos confiaste, te avisaremos sin demora injustificada y te daremos la información disponible para que cumplas tus deberes frente a los titulares y la SIC.

• Contar con la autorización de los titulares o con otra base legal para tratar sus datos y para transmitirlos a SOPH.IA.
• Informarles la finalidad, sus derechos y que sus datos se procesan con proveedores en el exterior (ver sección 07).
• Cargar solo datos necesarios, evitar datos sensibles y de menores salvo lo indispensable y con la autorización exigida.
• Mantener tu propia política de tratamiento y atender los derechos de los titulares. Si tu copropiedad debe registrar sus bases de datos ante la SIC (RNBD), esa obligación es tuya.
• Para grabaciones, cumplir lo indicado en las condiciones de Reuniones.

Para prestar el servicio usamos los proveedores listados en la Política de Privacidad (alojamiento, base de datos, inteligencia artificial, correo y pagos). Los contratamos bajo condiciones de seguridad y confidencialidad. Si incorporamos o cambiamos un proveedor que reciba estos datos, actualizaremos esa lista y avisaremos los cambios sustanciales.

Algunos subencargados operan fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos. Este acuerdo es el instrumento que regula esa transmisión de datos entre responsable y encargado. Tú debes informar a los titulares y, cuando la ley lo exija, obtener su autorización para ello.

Al terminar el servicio puedes pedir la exportación de tus datos dentro de los treinta (30) días siguientes. Pasado ese plazo, o si lo solicitas, los suprimimos o anonimizamos, salvo lo que debamos conservar por ley. Puedes escribirnos a soporte@sophiagrouph.com para cualquier solicitud o consulta sobre este acuerdo, que dura mientras uses el servicio.