Condiciones de los módulos de gestión

SOPH.IA es una plataforma que organiza con inteligencia artificial la información y los documentos de tu gestión. No es una entidad financiera, no recibe ni custodia dinero, no es una firma de abogados, de contadores ni de cobranza, y no sustituye al revisor fiscal, al contador ni al consejo de administración.

Tú eres el responsable de las decisiones que tomes con lo que la plataforma calcula, redacta o registra, y de que cumplan la Ley 675 de 2001, el reglamento de propiedad horizontal de tu copropiedad y las demás normas aplicables. Los resultados de la IA son borradores: revísalos antes de usarlos (ver Uso de Inteligencia Artificial).

• El dinero no pasa por SOPH.IA. Cada administración usa su propia pasarela o cuenta de recaudo (por ejemplo, su comercio en ePayco). Los pagos llegan directamente a esa cuenta; SOPH.IA solo registra y concilia lo que la pasarela confirma.
• Credenciales: eres responsable de configurar las claves de tu pasarela, de custodiarlas y de revocarlas si se comprometen. SOPH.IA las guarda para operar el recaudo en tu nombre.
• Conciliación: un pago se acredita cuando la pasarela lo confirma. Los pagos en revisión, rechazados o con diferencias deben resolverse con tu pasarela; revisa periódicamente los que queden pendientes.
• Intereses de mora: el interés de mora de las expensas tiene un límite legal (Ley 675 de 2001, artículo 30, ligado al interés bancario corriente certificado y al tope de usura). La tasa que configures es tu responsabilidad; verifícala contra la certificación vigente.
• Exactitud de los datos: coeficientes, cuotas, saldos y cobros dependen de lo que registres o importes. Revisa los totales antes de cobrar o certificar.
• Anulaciones: corrige errores con anulaciones y ajustes registrados, no borrando movimientos, para conservar el rastro.

• Las cartas de cobro y los comunicados deben ser veraces, respetuosos y basarse en deudas reales y verificadas. No incluyas amenazas, información de terceros ni datos que no necesites.
• Respeta las reglas sobre el contacto para cobro de obligaciones (por ejemplo, horarios y frecuencia de la Ley 2300 de 2023, cuando te sea aplicable) y las preferencias del residente.
• Los correos salen en tu nombre y a los contactos que registraste. Debes tener la base legal o la autorización para escribirles; la plataforma incluye un mecanismo para darse de baja y respeta las bajas y los rebotes.
• No uses la plataforma para correo no solicitado ni para fines distintos de la administración de tu copropiedad. Podemos limitar o suspender envíos que afecten la entrega de correo de otros clientes.

• Un certificado refleja el estado de la unidad en el momento de emitirlo; la plataforma guarda ese saldo y la fecha de emisión.
• Eres responsable de emitir solo certificados verdaderos. Un paz y salvo con saldo pendiente no debe emitirse; si te equivocas, revócalo: la revocación es definitiva y queda con motivo y fecha.
• La verificación pública por código o QR confirma que el certificado existe y está vigente; muestra datos mínimos y no reemplaza la verificación directa con la administración.

El módulo ayuda a planear y a seguir la ejecución del presupuesto y el fondo de imprevistos. No es un sistema contable (NIIF) ni sustituye los libros, los estados financieros ni el dictamen del revisor fiscal o del contador. El presupuesto lo aprueba la asamblea: la plataforma solo registra lo que le indiques.

• La asamblea la rige la ley y tu reglamento. La plataforma calcula quórum y mayorías por coeficiente a partir de los datos y poderes que registres (Ley 675 de 2001, artículos 45 y 46), pero verificar la asistencia, los poderes y el resultado es responsabilidad de quien preside la asamblea y de la administración.
• Propietarios en mora: la ley limita el voto de quien no está al día; aplica esa regla con el estado de cuenta verificado y deja constancia.
• Votación electrónica y reuniones no presenciales: solo úsalas cuando la ley y tu reglamento lo permitan y con la convocatoria y los medios que garanticen la participación de todos. Cada unidad (o poder) emite un voto, no se puede modificar después de emitido y el sistema guarda un registro de auditoría. El voto electrónico tiene validez como mensaje de datos (Ley 527 de 1999) en la medida en que se cumplan esos requisitos.
• Fallas técnicas: si hay una interrupción durante una votación, quien preside decide cómo repetirla o suspenderla, y debe quedar constancia en el acta.
• El acta: el borrador con IA usa la asistencia y los resultados registrados, pero el acta oficial la firman y responden las personas que la ley señala. Revísala antes de firmarla.

• Las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias que radiquen los residentes quedan en tu bandeja. La plataforma te muestra plazos de respuesta de referencia (15 días hábiles, por analogía con la Ley 1755 de 2015); cumplirlos es tu responsabilidad.
• Las respuestas sugeridas por IA se basan en el reglamento cargado y pueden ser incompletas: revísalas antes de enviarlas.
• Las sanciones por incumplimiento de obligaciones no pecuniarias solo pueden imponerlas el órgano competente, con debido proceso (comunicación de los hechos, oportunidad de descargos y decisión motivada; Ley 675 de 2001, artículo 59, y el artículo 29 de la Constitución). La plataforma ofrece plantillas y seguimiento, pero no decide ni impone sanciones.

Los datos de residentes, propietarios y terceros que cargues en estos módulos los tratamos como encargados por tu cuenta, según el Acuerdo de Encargado del Tratamiento. Los residentes pueden ejercer sus derechos ante ti o ante nosotros (soporte@sophiagrouph.com), conforme a la Política de Habeas Data.